別緻 BEE

追求每天生活中一點別緻

Mind Mapping in meeting

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從前在金融集團,每次開會;我都會望著一整列噴色白玻璃牆在發呆 (當然發呆的時間一定很短,因為環境不容許我多於兩分鐘的發呆;不過發呆是天生能力,即使只得一分鐘,腦袋還是足夠立即飛往那跟會議毫無干係的宇宙去)。

為什麼是對著那十多米長用的一列玻璃牆發呆,而不是對著那代表著全港最貴地段的維多利亞海峽在發呆?

因為我對於這種可以用來當作寫字板的噴色玻璃總有著一份衝動!

一列很長的噴色玻璃牆,一席各有各說的會議,卻沒有人慣於拿起筆去寫;因為這是金融集團的最高決策處,除老闆外,沒幾人勇於站出來把自己想到的寫畫出來;大家都慣於備妥 powerpoint,用電腦來展示;站在那裡一般都已經身處高位,這場景中儼如講者,老闆及高層們是聽眾,其餘人等是旁聽,沒有人會交錯交換著漫無天際的想法;一般都只回應點頭,同意,或抄寫備注,與自己將要被牽涉的工作。

我在自己的辦公室也設了一面,引來過一些眼紅的同事在私語;認為我不用水松板、小型白板;偏要成本高的玻璃板。幸好上司對我工作創意和效率向有信任;不過這板設在我工作桌上方,還不算是我希望的開會模式的最佳道具。

在牆上安裝玻璃寫字板,一整面牆的;在我後來替合夥人設計的辦公室裡才落實出來,這面牆,成為我們飛快地討論、交換複雜繁瑣的想法、構思、將分派執行的工作,或意願……什麼也有;有時甚至是畫著圖案,鬼臉。

特點是,這種稱為 mind mapping 的是近代流行的一種會議模式;覺得神探伽利略很酷?

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我覺得還不夠!的確,會議中講者把一大堆想法列寫 / 或用任何圖案,連線去表達、去把構思 / 可用資源 / 線索連貫;這寫板就是一個讓自己 / 聽眾更容易理解,梳理出大量在腦海亂七八糟的想法整理好,免去大量兜圈、枉耗的無謂時間,令處事更見爽快直接。

我和合夥人都是快板子,想法天馬行空,他偏理財,我偏創意。於是玻璃牆上每每被我們兩手同步在畫,偶爾,另外幾位合夥人也插入會加線加問號,圈出要討論的……

這樣每每能將會議推進快速達三五倍。我把方法傳到我所有參與的慈善團體會議中,雖然還是很多人看來對這種走出去,執起筆,在板上表達想法的方式還不很習慣;畢竟這類寫字板都總是設在主持會議的主席背後,很少會像我們之前在一個四人會議室裡也設落地一面大玻璃,大家把會議桌也搬開,索性隨便坐著、站著;所有人都觸手可及玻璃牆。

不過,有時,我在 Home Office 開會,我的玻璃板不夠大;於是我將板改為紙平鋪在飯桌上。

2015-07-02 18.01.59

讓大家跟著同一思維方向前進之餘,也是一個快速交換想法,歸納總結,列寫重點;這種速度與參與感,令那些開會只會說了像沒說的人再也無法閃躲。(想起從前有家公司某科技經理的開會式,說話和報告都永遠帶著大家遊花園)

散會前,不能遺漏的事;人人善用手機為這個 mind map result 拍照。

當然,這種開會模式,首先要主席放低主席那高高在上的權威。不過,這種模式,也是能看每個員工的表現;從主動程度、從筆跡;從字/圖案看他/她的表達力、也能看真性情真性格。放下一點,得著多點;老闆們,這可是賺的!再說,這可比每人拿著台 ipad 來開會好太多了,對不?!

作者:別緻 BEE

別緻是我的名字、也是我的生活追求。 且隨小蜂,追芬逐香; 見識天涯,細賞芳草。

One thought on “Mind Mapping in meeting

  1. 引用通告: 下午茶芝加哥式也很不錯 | 別緻 BEE

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